Polityka prywatności Panelu BookitOne

Ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych Klientów (w tym danych Przedstawicieli Klienta oraz jego pracowników) ma dla Usługodawcy wysoki priorytet. Administrator dba o to, by podawane przez Klientów dane osobowe były bezpieczne i ściśle przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), czyli RODO. Administrator zachęca do zapoznania się z ogólną klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania przez Administratora danych osobowych.
Wszelkie terminy pisane w Polityce Prywatności wielką literą przyjmują znaczenie nadane im przez Strony w Regulaminie Panelu BookitOne.

Ogólna klauzula informacyjna

1. Administrator danych osobowych

Administratorem wszelkich danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu internetowego bookit.one , oprogramowania Ewidencji lub innych kanałów komunikacji z Klientem oraz uzyskanych w oparciu o aktywność Klienta w Internecie jest spółka BOOKIT.ONE Sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu, przy ul. Kminkowej 35/12, 51-180 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000908641, NIP 8982267179, REGON 389327573.

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

W celu zapewnienia należytego świadczenia Usługi na rzecz Klienta, Klient powinien uzupełnić formularz dostępny pod adresem https://bookit.one/pl/start-with-us , przez podanie informacji o sobie i/lub swojej firmie, takich jak nazwisko/nazwa, adres e-mail, adres klienta i innych informacji, niezbędnych do zawarcia umowy współpracy oraz korzystania z panelu BookitOne. W czasie świadczenia usług, Klient może być poproszony o podanie innych danych osobowych.

Dane osobowe Klientów mogą być przetwarzane:

• 1. w celu realizacji umowy, zawartej przez Klienta z Usługodawcą art. 6 ust. 1 lit. b (RODO), w szczególności w zakresie:
  • a. korzystania z Panelu BookitOne
  • b. wygenerowania oraz udostępnienia Klientowi faktur Vat;
  • c. niezbędnym do zapewnienia dostępu do Panelu BookitOne;
  • d. generowania raportów z ewidencji na prośbę Klienta;
  • e. przygotowania zaszyfrowanych zestawień danych po zakończeniu umowy;
  • f. obsługi zgłaszanych reklamacji;
  • g. zarządzania rezerwacjami;
• 2. w celu wykonania ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego,– na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO, tj. w zakresie prowadzenia własnych ksiąg rachunkowych, rejestrowania danych dokonywanych transakcji oraz danych kontrahentów dla celów rozliczeń podatkowych
• 3. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora danych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f rozporządzenia RODO, w szczególności w zakresie niezbędnym do:
  • a. obrony praw Administratora;
  • b. dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej Administratora działalności gospodarczej;
  • c. promowania oferowanych przez Administratora towarów i usług (jeśli Klient wyrazi chęć otrzymywania informacji o nowościach i promocjach);
  • d. poznania preferencji Klienta co do dalszego działania BookitOne;
  • e. planowania, projektowania i dokonywania aktualizacji i ulepszeń w BookitOne, w szczególności w oparciu o dane podane w ramach reklamacji, komentarzy lub opinii;

3. Odbiorcy danych

Dbanie o poufność danych Klienta jest dla Administratora priorytetem. Z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji w zakresie infrastruktury technicznej, informatycznej czy w bieżących sprawach naszej działalności, dostęp do podanych przez Państwa danych osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych:

• 1. Działający w ramach wewnętrznej struktury Administratora - Upoważniony personel Usługodawcy, w szczególności pracownicy Usługodawcy i osoby współpracujące na innej podstawie niż umowa o pracę z nim np. w procesie utrzymania Serwisu oraz Ewidencji Broni, wdrażania zmian, obsługi Klienta, obsługi reklamacji;
• 2. Podmioty uprawnione do otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy administracji publicznej lub sądy;
• 3. Pozostałe podmioty współpracujące:
  • a. Usługodawcy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji świadczonych usług na rzecz lub przez Administratora oraz zarządzanie organizacją Administratora. Są to w szczególności podmioty (oraz ich upoważniony personel) świadczące usługi IT i techniczne, usługi teleinformatyczne, usługi z zakresu badań, analiz i statystyk, podmioty organizujące akcje marketingowe, firmy kurierskie i pocztowe. Podmioty te działają na zlecenie Administratora w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania powierzonych im usług.
    Chodzi między innymi o sytuacje, w których przekazanie danych jest niezbędne do realizacji złożonych przez nich zamówień np. przekazanie danych do podmiotów realizujących wysyłkę, czy produkujących Akcesoria do Produktu, wykonywaniem określonych zleceń związanych bezpośrednio ze świadczonymi Usługami, czy też realizacji płatności. Odbywa się to także przy wysyłce materiałów reklamowych i informacyjnych, które mogą zainteresować Klienta.
  • b. Google - aby dostarczyć usługę zarządzania rezerwacjami przetwarzamy dane z Kalendarza Google powiązanego konta Google Klienta w zakresie: wyświetlania listy utworzonych kalendarzy, zarządzania kalendarzami, odczytu wydarzeń z kalendarzy, dodawanie, usuwanie i modyfikacja wydarzeń w kalendarzach. Użycie Google API przestrzega postanowień Google API Services User Data Policy.
• 4. Dostawcy usług rachunkowych, prawnych i doradczych, prowadzące księgi rachunkowe Administratora, a także wspierające Administratora w dochodzeniu należnych mu roszczeń oraz obrony praw Administratora (w szczególności kancelarie prawne, podatkowe, firmy windykacyjne).

4. Okres przechowywania danych

Czas, przez jaki Administrator będzie przetwarzał (w tym przechowywał ) dane Klienta zależy od tego, w jakim celu mają być one przetwarzane:

• 1. W przypadku przetwarzania danych w celu, o którym mowa w punkcie 2 lit. a, b i d (w celu zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług oraz obrony praw Administratora i dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej), dane osobowe Klienta mogą być przechowywanie przez czas niezbędny do realizacji tych celów, wynikający z przepisów prawa, w szczególności kodeksu cywilnego, regulujące w szczególności okresy przedawnienia.
• 2. W przypadku przetwarzania danych w celu, o którym mowa w punkcie 2 lit. c (dla celów podatkowych i rachunkowych), Administrator może przetwarzać dane Klienta w zakresie i przez okres wymagany przepisami prawa -wynoszący 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą, a także po zakończeniu świadczenia usług w zakresie i przez czas niezbędny do rozliczenia umowy)
• 3. W przypadku przetwarzania danych w celu, o którym mowa w punkcie 2 lit. b i e (w celu umożliwienia Państwu posiadania konta w naszym serwisie oraz w celu promocji oferowanych przez nas usług i poznania Państwa preferencji) podane przez Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać tak długo, jak długo będziesz korzystał z naszych usług. W każdym momencie można w szybki i łatwy sposób - poprzez wysłanie Administratorowi wiadomości na adres: [email protected]. Klient może zgłosić Administratorowi, że nie chce otrzymywać od nas takich treści. Wówczas zaprzestaniemy ich wysyłki zgodnie z Pani/Pana żądaniem. W każdym momencie można również zrezygnować z posiadania konta w naszym Serwisie.
• 4. Po upływie wyżej wymienionych okresów podane przez Państwa dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

W dowolnym momencie Klient ma prawo żądania od Administratora: dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania na mocy usprawiedliwionego interesu administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub do celów statystycznych (art. 89 ust. 1 RODO) z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Klienta, a także wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego oraz prawo do przenoszenia danych. Składając wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania swoich danych osobowych, Klient może zostać poproszony o odpowiedź na kilka pytań związanych z jego danymi osobowymi, które umożliwią nam weryfikację tożsamości Klienta. Klient ma także prawo do wniesienia skargi do PUODO (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uważa i potrafi uzasadnić, że jego dane osobowe są przez Administratora przetwarzane niezgodnie z ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO).

6. Dobrowolność podania danych

Podanie przez Klienta danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia z Administratorem umowy o świadczenie usług, w tym również w zakresie Produktu, a także – jeśli Klient wyrazi taką chęć– do wysyłania informacji o naszej ofercie czy promocjach.

7. Nie przekazujemy Twoich danych do podmiotów spoza EOG

Twoje dane, nie będą przekazywane do podmiotów znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

8. Profilowanie i automatyzacja

Dane Klienta będą przetwarzane przez Administratora w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania, jednak decyzje wiążące nie będą zautomatyzowane. Nie będzie to również wywoływać wobec Klienta żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na jego sytuację.

9. Kontakt z Administratorem:

Wszelkie pytania związane z niniejszą polityką prywatności należy kierować drogą elektroniczną, pocztą tradycyjną na adres siedziby Administratora, za pośrednictwem korespondencji e-mail na adres e-mail [email protected]. Wszelkie niezdefiniowane odrębnie pojęcia użyte w niniejszej polityce prywatności, pisane wielką literą, mają takie same znaczenie, jak przypisane im w Regulaminie serwisu bookit.one. Niniejsza polityka prywatności jest dostępna na Stronie internetowej oraz w siedzibie Administratora.